RUP CLEYN REUKEN verandert gemeentelijke werking

Meerderheidspartijen CD&V en Volks en Voor Ternat hebben gisteren (donderdag 29 augustus) in alle transparantie de resultaten van de onderzoeken n.a.v. de gemiste inkomsten ten gevolge van het RUP Cleyn Reuken voorgesteld aan de gemeenteraadsleden. Het werd een spannende maar tegelijkertijd ook constructieve vergadering waarin schepen Desmet volop zijn rol speelde.

Twee externe specialisten zaten mee aan de vergadertafel. Een wat lang verhaal maar het schept in alle geval duidelijkheid, lezen dus…

Experten lichten door

GD&A Advocaten kwam tot de spijtige conclusie dat de inkomsten ten bedrage van 0,61 miljoen euro door de gemeente juridisch zo goed als zeker niet meer gerecupereerd kunnen worden.

BDO – Risk Advisory Services voerde een audit van het proces planbaten (gelden die de gemeente toekomen) uit binnen de gemeentelijke administratie. Er kan volgens hen op geen enkele manier bewuste nalatigheid, fraude of kwade wil vastgesteld worden. Wel komt één bevinding als concrete rode draad naar boven uit de procesaudit: er is een gebrek aan communicatie en opvolging. De administratie heeft zich sinds 2009 niet tijdig de relevante nieuwe regelgeving en bijhorende procedures eigen gemaakt. Er zijn onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Aangezien er slechts één deskundige ruimtelijke ordening is, is er te weinig continuïteit. Er is een gebrek aan vier ogen principe (directe collega met zelfde competentie) en supervisie.

Was reeds voorspeld in 2015

Het college heeft beslist dat deze audits toegevoegd worden aan het evaluatiedossier van de betrokken personeelsleden. Deze rapporten zullen dus meegenomen worden bij de beoordeling van hun functioneren. Dit werd waarschijnlijk besproken tijdens de gesloten zitting waarbij Belleman de zaal diende te verlaten. Normaal als het gaat over personen.

Deze conclusie van BDO komt eigenlijk niet uit de lucht gevallen. In 2015 voerde studiebureau CC Consult al een doorlichting uit van de volledige organisatie. Schepen Desmet vertelde dat toen al volgende structurele problemen werden vastgesteld:
• Geen duidelijke communicatielijnen en informatiestroom (horizontaal + verticaal)
• Te weinig structureel overleg binnen diensten en organisatie breed
• Sommige leidinggevenden oefenen hun leidinggevende rol onvoldoende uit
• Versnippering van bevoegdheden
• Te grote span of control voor de gemeentesecretaris
• Ad hoc werking
• Niet altijd logische/duidelijke clustering van taken + geen duidelijke toewijzing van taken
• Geen structurele rapportering
• Geen structurele back-up
• Geen ontwikkelcyclus

Ook bleek dat Ternat heel wat meer stedenbouwkundige vergunningen diende af te leveren dan gelijkaardige gemeenten (2014: 223 in Ternat tegenover 152 in vergelijkbare gemeenten). Niet onlogisch als je kijkt naar de vele bedrijven in Ternat.

CC Consult stelde als oplossingen voor om een nieuw organogram uit te bouwen met de focus op:
• Uitbouw van een middenkader
• Logische samenbreng van diensten & taken
• Deskundigheid en beleidsondersteuning

De toenmalige politieke meerderheid besliste om hier niet onmiddellijk gevolg aan te geven. Ook in het dossier van fraude door een gemeentelijke ambtenaar m.b.t. het zwembad dat in februari 2018 aan het licht kwam, bleken al de gevolgen van de gebrekkige organisatie.

Veranderingen zorgen voor efficiëntie

Het nieuwe bestuur wil nu wel een nieuwe organisatiestructuur uitbouwen: 
• De organisatie wordt opgedeeld in drie grote afdelingen, met telkens een middenkader aan het hoofd.
• Er wordt een bijkomend diensthoofd aangeworven om ruimtelijke ordening aan te sturen, zodat er twee experten op het vlak van ruimtelijke ordening in de organisatie zijn en ingewikkelde dossiers door deze twee personen kunnen gecontroleerd worden. 
• De personeelsdienst wordt versterkt zodat het personeel en de organisatie beter ontwikkeld wordt. 
• Er komt een communicatiedeskundige om de interne (en externe) communicatie te verbeteren.

De gemeente heeft ook verschillende procedures op punt gesteld zodat het mislopen van planbaten niet meer kan voorvallen:
• Het extern bureau dat de ruimtelijke uitvoeringsplannen wordt verantwoordelijk gesteld voor de inbreng van de plannen in het systeem van de Vlaamse overheid. Zo kan de belasting nog moeilijk mislopen worden.
• Voor de zekerheid wordt elk RUP opgeladen in het systeem, zonder dat de dienst ruimtelijke ordening zelf oordeelt of er eventuele planbaten (of planschade) kunnen zijn.
• Alle RUP’s waarvoor het nog niet te laat is, worden alsnog ingevoerd in dit DSI:op dit moment gaat het om RUP Voet van Keizer Karel en RUP Verdoodt.
• Bij de definitieve vaststelling van nieuwe RUP’s door de gemeenteraad wordt duidelijk aangegeven welke planbaten (of planschade) van toepassing kunnen zijn.

De huidige meerderheid wil op deze manier de toestanden uit het verleden voorkomen.

Dossier nog niet afgehandeld.

Wat het RUP Cleyn Reuken betreft, gaat de gemeente nog verder.
• Het college heeft De Marie uitgenodigd voor een gesprek over planlasten Cleyn Reuken. 
• De geleden schade wordt aangegeven bij de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid van de gemeente. Deze stipuleert immers: “De persoonlijke aansprakelijkheid van personeelsleden van publieke rechtspersonen die werken in ondergeschikt dienstverband is beperkt tot de schade die zij aan derden of hun werkgever veroorzaakt hebben door hun opzet, zware fout of de lichte fout die bij hen eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.” Hiertoe wordt het rapport van GD&A, BDO en de berekening van de planbaten van Cleyn Reuken overgemaakt.
• De gemeente onderzoekt of mogelijke procedurefouten in het RUP aanleiding kunnen geven tot vernietiging van het RUP.

Hiermee wil men de gehele of gedeeltelijke recuperatie van de planbaten bekomen.

Op de gemeenteraadscommissie werd unaniem afgesproken over de partijgrenzen verder samen te werken en het dossier samen nog meer in de diepte te gaan bekijken. Het belang van de gemeente staat daarbij voorop. De commissie kwam unaniem overeen dit dossier op de volgende raadscommissie opnieuw ten gronde te behandelen.

Belleman